1.5. Interazione con gli altri sistemi aziendali

Il Modello di Organizzazione, gestione e controllo, sia nella sua fase di realizzazione sia nella successiva fase di implementazione, viene configurato quale completamento dei sistemi presenti nell’Organizzazione.

Il Modello 231, pertanto, non si pone quale strumento aziendale a sé stante ma risulta interattivo con il sistema di gestione qualità ed ambientale (ISO 9001, ISO 14001/ EMAS e/o di responsabilità sociale (SA 8000 o SCR), il sistema di controllo e gestione sicurezza (D. Lgs. 81/2008 - OHSAS 18001), il sistema Privacy (D. Lgs. 196/2003) ecc.. ).

 

2. Parte seconda

2.1 Premessa

Per introdurre un sistema efficace, la società dovrà:

1. rilevare e mappare i processi e le strutture aziendali maggiormente a rischio (ad es. i processi produttivi, di acquisto, di marketing e di gestione dei contratti in particolare con la P.A. e le strutture che attivano e gestiscono rapporti contrattuali, la gestione della sicurezza e igiene sul lavoro e delle problematiche ambientali);

2. rilevare e valutare l'efficacia delle procedure e delle prassi operative nell’ambito dei processi;

3. identificare i rischi potenziali (fattispecie di reato e modalità di commissione);

4. aggiornare (o predisporre ex-novo) il sistema di prevenzione, con l’obiettivo di ridurre ad un livello accettabile i rischi identificati, il codice etico ed i modelli di organizzazione e gestione opportuni;

5. integrare tale sistema di prevenzione nel più generale sistema di controllo interno, attivando i meccanismi di sorveglianza sul sistema e sul personale ed i meccanismi disciplinari, equi e coerenti, in caso di violazioni.

 

2.2 Contenuti del sistema di prevenzione

2.2.1. Codice di condotta aziendale anti-corruzione / antifrode e il codice etico

Il codice etico di condotta anti-corruzione e anti-frode è un codice di comportamento aziendale che testimonia l’impegno aziendale in queste aree. Viene redatto con l’obiettivo di influenzare e controllare i comportamenti commerciali e gestionali a vantaggio sia dell’azienda che della comunità economico-sociale nell’ambito della quale l’azienda opera.

 

Tale codice di condotta, che può essere inserito in un più ampio codice etico che definisca la responsabilità etica dei comportamenti individuali in azienda, ha come obiettivi principali:

1a. informare le persone interne all’azienda e i terzi della natura e dei contenuti dell’impegno aziendale nel combattere reati e comportamenti illeciti, chiedendo ad essi di sottoscrive un esplicito impegno al rispetto della legalità e delle regole del codice stesso;

1b. aumentare la coscienza e la conoscenza dell’etica e delle politiche aziendali tra i dipendenti per ottenere il loro consenso e supporto alla lotta contro la corruzione e contro le frodi e contro la negligenza in materia di sicurezza del lavoro e tutela del'ambiente;

1c. sostenere la reputazione dell’impresa aumentandone la fiducia.

 

2. Modelli di organizzazione e gestione idonei

Tali modelli secondo la normativa, devono:

2a. individuare le attività nel cui ambito possono essere commessi reati;

2b. prevedere specifici protocolli diretti a programmare la formazione e l’attuazione delle decisioni dell’ente in relazione ai reati da prevenire;

2c. individuare modalità di gestione delle risorse finanziarie idonee ad impedire la commissione dei reati;

2d. prevedere obblighi di informazione nei confronti dell’organismo deputato a vigilare sul funzionamento e l’osservanza dei modelli;

2e Introdurre un sistema disciplinare idoneo a sanzionare il mancato rispetto delle misure indicate nel modello.

 

Per lo sviluppo di modelli idonei è necessaria una preventiva attività di rilevazione e mappatura dell’esistente e delle necessità, da effettuare mediante uno specifico check-up aziendale con questionari di autovalutazione, interviste mirate, acquisizione della documentazione pertinente ed analisi della stessa congiuntamente con le funzioni aziendali interessate.

 

3. Manuale delle procedure di attuazione dei modelli nella realtà aziendale

Il Manuale è l’insieme delle procedure organizzati volte ad assicurare il conseguimento degli obiettivi e delle regole fissate.

Il Manuale deve partire dal codice etico dell’impresa e:

a) individuare aree e processi interni all’azienda ed identificare i rischi di business di tali processi e le modalità di prevenzione

b) indicare gli strumenti atti ad assicurare il monitoraggio del contesto esterno (concorrenti, mercato, agenti, clienti, ecc.), ed indicare le modalità opportune per anticipare condizioni ed eventi che possano minacciare il rispetto delle regole fissate dalla Direzione;

c) introdurre procedure organizzative interne per realizzare il modello gestionale richiesto dalla legge. Tra queste: corretta tenuta di registri contabili e del sistema di reporting alla Direzione, monitoraggio fornitori, controllo delle nuove assunzioni di personale, degli agenti/rappresentanti o dei partner, verifiche di ottemperanza alle regole anti-corruzione, audit di sicurezza e ambientali, sistema delle deleghe, fortissima attenzione alla formazione interna sufficiente, adeguata ed efficace, metodi di sensibilizzazione dell’intera organizzazione aziendale alle politiche aziendali, incluse quelle in materia di sicurezza e salute dei lavoratori e tutela ambientale, monitoraggio interno del sistema e revisione periodica dei modelli, definizione del sistema disciplinare e di sanzioni e criteri per la capillare diffusione delle politiche aziendali;

d) prevedere a livello organizzativo una o più strutture aziendali, con responsabili dotati di autonomi poteri di iniziativa e di controllo. Può essere ad esempio costituito uno specifico comitato con la partecipazione di figure rappresentative della Direzione, a cui può riportare la funzione di audit interno, se esistente, con il compito di vigilare sul funzionamento e sull’osservanza dei modelli introdotti e dell’intero sistema di prevenzione. Detto comitato dovrà poi attivare il flusso informativo all'Organismo di Vigilanza 231.

 

2.3. Vantaggi di una corretta implementazione del modello 231

1. Evitare il rischio di sanzioni (pecuniarie o interdittive) con potenziali gravissimi danni patrimoniali e d'immagine all’azienda;

2. Controllare i costi diretti e indiretti legati alla commissione dei reati;

3. Evitare il formarsi di pratiche corruttive all’interno della struttura aziendale, nonché di rischi per la salute e la sicurezza dei lavoratori e/o ambientali;

4. Mantenere la buona reputazione aziendale e la fiducia degli stackeholders;

5. Aprire nuovi mercati e creare vantaggio competitivo in uno scenario di business che sempre più premia comportamenti etici;

6. Mantenere il valore per gli azionisti.

7. Evitare infortuni sul lavoro, malattie professionali, incidenti ambientali, affidamento incauto di lavori, servizi, forniture, appalti e subappalti a fornitori inidonei e pericolosi.