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"Guida al SGSL: la gestione della documentazione e della comunicazione"
fonte www.puntosicuro.it / Sicurezza
21/05/2013 - Per facilitare l’implementazione nelle aziende dei
Sistemi di Gestione della Salute e Sicurezza sul Lavoro (SGSSL)
è bene soffermarsi periodicamente su vari aspetti operativi correlati,
ad esempio la gestione della documentazione e la gestione della
comunicazione e consultazione.
Per approfondire questi due aspetti presentiamo oggi una pubblicazione, realizzata dall’ Inail Direzione regionale per le Marche, dal titolo “
Guida operativa per l’implementazione di un Sistema di Gestione della Salute e Sicurezza sul Lavoro (SGSSL)”.
Il documento ricorda che, come indicato nel comma 5 dell’art. 30 del D. Lgs. 81/2008, “
…in
sede di prima applicazione, i modelli di organizzazione aziendale
definiti conformemente alle linee guida UNI-INAIL per un sistema di
gestione della salute e della sicurezza sul lavoro (SGSL) del 28
Settembre 2001 o al British Standard OHSAS 18001:2007 si presumono
conformi ai requisiti di cui al presente articolo per le parti
corrispondenti”.
E nell’ambito di un Protocollo d’Intesa tra INAIL-Direzione
Regionale Marche e CONFINDUSTRIA Marche, siglato il 15 aprile 2008, è
stata “concordata la diffusione di modelli di SGSL, conformi alle Linee
Guida INAIL-UNI, per le aziende associate alla stessa Confindustria”.
Sono dunque forniti strumenti operativi per facilitare l’attuazione e il
mantenimento di un SGSL, con particolare riferimento alle piccole-medie aziende, particolarmente diffuse nel territorio marchigiano, e a quelle del settore metalmeccanico.
Un SGSL è finalizzato al “raggiungimento degli
obiettivi di salute e sicurezza, in termini di efficacia ed efficienza, che
l’impresa/organizzazione sceglie volontariamente di porsi”. E in particolare si
propone di:
- “ridurre progressivamente i costi complessivi
della salute e sicurezza sul lavoro, in particolare di quelli derivanti da
incidenti, infortuni e malattie
professionali minimizzando i rischi cui possono essere esposti i dipendenti
e/o i terzi (come clienti, fornitori, visitatori, ecc.);
- aumentare l’efficienza e le prestazioni
dell’impresa/organizzazione;
- contribuire al miglioramento dei livelli di
salute e sicurezza sul lavoro;
- migliorare l’immagine, sia interna che esterna, dell’impresa/organizzazione”.
Dopo aver parlato della politica dei vertici
aziendali, del processo di pianificazione, della valutazione e gestione dei
rischi, la guida affronta i problemi della
gestione
operativa di un SGSL.
Ad esempio l’azienda deve “provvedere ad una
corretta
gestione della documentazione
relativa al proprio Sistema di
Gestione. In particolare l’organizzazione deve predisporre un sistema che
consenta sia l’aggiornamento e la conservazione di detta documentazione che una
rapida ed agevole consultazione da parte delle varie figure incaricate”. E la
documentazione aziendale relativa al SGSL “deve integrarsi con quella già
esistente anche relativa ad altri adempimenti (ambientali, qualità…), in modo
da risultare di agevole consultazione ed evitare appesantimenti burocratici”.
Dopo aver riportato la documentazione di base da
gestire, il documento sottolinea operativamente che
per gestire la Documentazione è necessario:
- “individuare una figura preposta alla gestione
della documentazione. Nominare formalmente il soggetto preposto che deve far
parte integrante del SGSL;
- definire i contenuti e forma della documentazione
(supporti elettronici, cartacei, audiovisivi). Sono ammesse tutte le tipologie
di forma documentale purché ogni documento risulti facilmente reperibile,
fruibile, accessibile, comprensibile. Il supporto elettronico non deve essere
di tipo facilmente riscrivibile;
- definire i tempi di conservazione e aggiornamento
della documentazione. Conservare i documenti come previsto dalle norme.
Provvedere tempestivamente al loro aggiornamento;
- definire le modalità di diffusione della documentazione
relativa al SGSL sia all’interno che all’esterno dell’azienda. Mettere a
punto un sistema di verifica della diffusione della documentazione a tutti i
soggetti interni ed esterni coinvolti nell’attuazione del SGSL”.
Rimandando alla lettura integrale di tutti gli
aspetti della gestione operativa riportati nella guida, concludiamo riportando
informazioni sulla
gestione della
comunicazione e della consultazione.
L’Organizzazione deve infatti “definire le modalità
e le procedure adatte per assicurare l’efficienza e l’ efficacia
della comunicazione, sia interna che esterna, in merito agli aspetti di
salute e sicurezza, sia in funzione delle specifiche esigenze che delle proprie
caratteristiche aziendali”.
Si sottolinea che il processo di comunicazione è
infatti “essenziale per far partecipare tutto il personale all’implementazione
e al mantenimento del SGSL, permettendo il raggiungimento sia degli obiettivi
fissati” e per dare attuazione alla politica aziendale.
Ricordando che i metodi
di coinvolgimento e di consultazione del personale devono essere
opportunamente documentati e segnalati alle parti interessate, l’organizzazione
deve:
- “diffondere la politica di salute e sicurezza sul
lavoro;
- definire un flusso informativo adeguato al fine
di sviluppare la cooperazione tra tutti i soggetti interessati al SGSL, sia
interni che esterni all’organizzazione;
- definire e attuare efficaci modalità di
comunicazione di tutti i vari elementi del SGSL (obiettivi, programmi di
attuazione, risultati raggiunti...);
- informare tutto il personale sui ruoli e/o sulle
competenza in materia di salute e sicurezza sul lavoro;
- favorire il ritorno della comunicazione
(feed-back)”.
Questi i suggerimenti per la
comunicazione interna.
L’Azienda “deve far si che tutte le informazioni,
conoscenze, notizie e problematiche relative alla sicurezza sul lavoro siano
oggetto di comunicazione tra tutti i dipendenti e a tutti i livelli. A tale
scopo l’azienda dovrà agevolare il flusso comunicativo tra le diverse funzioni
aziendali, sia in senso orizzontale che in senso verticale. L’Azienda dovrà
favorire la cooperazione tra i soggetti coinvolti, sia attraverso la
consultazione dei rappresentanti
dei lavoratori, sia mediante la raccolta di segnalazioni e/o di proposte
degli stessi lavoratori in materia di salute e sicurezza sul lavoro”.
Infine alcune indicazioni relative alla
comunicazione esterna.
L’Organizzazione si attiva “per informare tutte le
persone esterne (fornitori, clienti, visitatori, ...) sugli eventuali rischi collegati
alla loro presenza in azienda. L’informazione e/o comunicazione può essere
fornita mediante informazione diretta, segnaletica di sicurezza e specifica
cartellonistica, planimetrie che illustrano le modalità di evacuazione,
consegna di apposito opuscolo informativo, ¡...ecc. L’azienda dovrà regolare e
promuovere il coordinamento e la cooperazione nel caso di lavori in appalto e/o
di contratto d’opera da realizzarsi da parte di aziende terze all’interno degli
ambienti di lavoro della stessa (rischi interferenti)”.
In merito alla comunicazione e alla consultazione
alla guida sono allegati esempi di:
-
verbale di
consultazione;
-
scheda
della riunione periodica.
L’
indice
generale del documento:
01 PREMESSA
02 POLITICA
03 PIANIFICAZIONE
04 VALUTAZIONE E GESTIONE DEI RISCHI
05 GESTIONE OPERATIVA
05.a Gestione della documentazione
05.b Gestione dell’Informazione, Formazione,
Addestramento
05.c Gestione della comunicazione e della
consultazione
05.d Gestione attrezzature, impianti e macchine
05.e Gestione prodotti chimici
05.f Gestione delle non conformità
05.g Gestione DPI
05.h Gestione segnaletica di sicurezza
05.i Gestione della sorveglianza sanitaria
05.l Gestione delle emergenze
06 MONITORAGGIO E VERIFICA
07 RIESAME E MIGLIORAMENTO
08 GLOSSARIO
Inail Marche, “ Guida operativa per l’implementazione di un Sistema di Gestione
della Salute e Sicurezza sul Lavoro (SGSSL)”, pubblicazione realizzata da
Inail Direzione regionale per le Marche (formato PDF, 545 kB).
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