Con il termine Rimborso spese ci si riferisce a tutti quei costi anticipati da dipendenti o lavoratori autonomi incaricati dall’impresa di svolgere, per suo conto, determinate attività.

Per richiedere un rimborso il dipendente dovrà presentare in azienda una nota spese: un modello predisposto dallo stesso datore di lavoro che riepiloga i costi anticipati per conto dell’azienda che, firmata dal dipendente, riporti allegate tutte le ricevute delle spese sostenute dal lavoratore.

La nota spese deve prevedere le seguenti voci:

• dati anagrafici del lavoratore;
• giorno di sostenimento della spesa;
• località in cui la spesa è stata sostenuta;
• natura della spesa;
• entità della spesa;
• eventuali annotazioni.

Solitamente, si può richiedere il rimborso di vitto, alloggio e trasporti. Qualora il dipendente utilizzi un mezzo privato per il trasporto ha diritto ad un’ indennità chilometrica calcolata sulla base di tabelle ACI.

Spese di bilancio

In bilancio, tali spese sono imputate a Conto Economico secondo il principio della competenza. Qualora non siano supportate da documentazione probatoria dovranno essere registrate nel conto Spese di trasferta, in caso contrario nei diversi conti a seconda della loro natura. Per le trasferte fuori dal territorio comunale sono previste tre casistiche:

1. Rimborso a piè di lista: le spese sono documentate e riassunte in nota spese, non è necessario che i giustificativi siano intestati al dipendente;
2. Rimborso forfettario: indennità prestabilita corrisposta a prescindere delle spese effettivamente sostenute dal dipendente;
3. Rimborso misto: indennità forfettarie ridotte di 1/3, alle quali si aggiunge il rimborso delle spese di vitto o alloggio. Se è previsto il rimborso sia di vitto che di alloggio, si riducono di 2/3.

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