Tale norma impone una  forma specifica obbligatoria sostanzialmente,  ab substantiam, laddove invece, prima di tale norma - prima dell’emanazione del D.Lgs n. 81/2008 - la giurisprudenza aveva ammesso, in alcuni limitati casi, che la delega potesse essere provata anche per fatti concludenti (Cass. pen. 13 dicembre 1995, n. 12360) o per testimoni (Cass. pen., 11 marzo 1999, n. 3255; Cass. pen. 30 novembre 1998; Cass. pen. 13 novembre 1992, n. 10978, Cass. pen. 11 luglio 1995, n. 7662; in senso contrario Cass. pen. 1° giugno 2000) seppur precisando che, pur non dovendo necessariamente essere scritta, dovesse essere espressa (Cass. pen. 20 febbraio 1995, n. 2668) o “ puntuale, espressa e specifica” (Cass. pen. 8 aprile 1993, n. 3439).

 

Per quanto attiene il  requisito della data certa, il Garante per la protezione dei dati personali con  Provvedimento del 5 dicembre 2000 (Misure minime di sicurezza - Chiarimenti sulla data certa dell'atto previsto dall'art. 1 della L. 325/2000) ha sottolineato che “per quanto di competenza, il Garante osserva che [il] requisito [della data certa] si collega con la comune disciplina civilistica in materia di  prove documentali e, in particolare, con quanto previsto dagli artt. 2702 - 2704 del codice civile, i quali recano un'elencazione non esaustiva degli strumenti per attribuire  data certa ai documenti, consentendo di provare tale data anche in riferimento a ogni " fatto che stabilisca in modo egualmente certo l'anteriorità della formazione del documento" [art. 2704, cod.civ.].

 

La  legge n. 325/2000 presuppone quindi che il documento in questione sia collegabile ad un fatto oggettivo attribuibile al soggetto che lo invoca, ma sottratto alla sua esclusiva sfera di disponibilità.

 

In questa prospettiva, senza pretesa di indicare in modo esauriente tutti i possibili strumenti idonei ad assegnare al documento una data certa, il Garante richiama l'attenzione dei titolari del trattamento sulle seguenti possibilità che appaiono utilmente utilizzabili:

 

a)  ricorso alla c.d. "autoprestazione" presso uffici postali prevista dall'art. 8 del d.lg. 22 luglio 1999, n. 261, con apposizione del timbro direttamente sul documento avente corpo unico, anziché sull'involucro che lo contiene;

 

b) in particolare per le amministrazioni pubbliche, adozione di un atto deliberativo di cui sia certa la data in base alla disciplina della formazione, numerazione e pubblicazione dell'atto;

 

c)  apposizione della c.d. marca temporale sui documenti informatici (art. 15, comma 2, legge 15 marzo 1997, n. 59; d.P.R. 10 novembre 1997, n. 513; artt. 52 ss. d.P.C.M. 8 febbraio 1999);

 

d)  apposizione di autentica, deposito del documento o vidimazione di un verbale, in conformità alla legge notarile; formazione di un atto pubblico;

 

e)  registrazione o produzione del documento a norma di legge presso un ufficio pubblico”.

 

E' idonea la prova della data certa in una scrittura privata fornita attraverso un timbro postale apposto sull'atto [Trib. Modena, Giud. Dott.ssa Salvatore E., 30 aprile 1999].

Per ottenere il requisito della data certa, non è necessario recarsi da un notaio o all’Ufficio del registro, ma è ad esempio sufficiente inviare a se stessi il documento al quale è necessario attribuire data certa, mediante piego raccomandato con ricevuta di ritorno, poiché la data apposta dall’Ufficio Postale attribuisce certezza.

Al riguardo, la Cassazione (sentenze 8692/1990 e 186/1983) ha riconosciuto che il timbro postale, apposto sul foglio contenente le informazioni richieste, può comprovare in modo sicuro l’anteriorità della formazione del documento.

 

Il requisito della certezza della data va incrociato con quello dell'accettazione da parte del delegato, con la conseguenza che qualora l'accettazione intervenga in data posteriore a quella della predisposizione dell' atto di delega, la validità della delega decorrerà dal momento dell'accettazione, essendo la delega un atto unilaterale recettizio che si perfeziona ed esplica i suoi effetti giuridici solo dal momento dell'avvenuta accettazione: vi è chi ha perciò voluto, correttamente, sottolineare un’ incongruenza nel disposto legislativo, laddove la data certa è riferita (esplicitamente) esclusivamente all’atto di conferimento della delega, mentre per l’individuazione della responsabilità penale rileva la data di accettazione del delegato, a volte diversa dalla prima ipotesi (C. Russo, La delega di funzioni e gli obblighi del datore di lavoro non delegabili, in Il testo unico della salute e sicurezza nei luoghi di lavoro – Commentario al decreto legislativo 9 aprile 2008 n. 81, in Le nuove leggi civili, a cura di M. Tiraboschi, Milano, 2008, 219). Anche se implicitamente appare evidente che il requisito della data certa vale anche per l'accettazione della delega.