Sulla tenuta della documentazione vi sono esplicite regole fissate dall’ art. 53 del 81/08. Innanzitutto vi si legge che è consentito l’ impiego di sistemi di elaborazione automatica dei dati per la memorizzazione di qualunque tipo di documentazione sulla sicurezza sul lavoro.

In relazione poi alla memorizzazione dei dati e di accesso al sistema di gestione della documentazione, le modalità devono essere tali da assicurare che:

a) L’accesso alle funzioni del sistema sia consentito solo ai soggetti espressamente abilitati dal datore di lavoro;
b) la validazione delle informazioni inserite sia consentito solo alle persone responsabili, in funzione della natura dei dati;
c) le operazioni di validazione delle informazioni siano univocamente riconducibili alle persone responsabili che le hanno effettuate mediante la memorizzazione di codice identificativo auto-generato dagli stessi;
d) le eventuali modifiche siano solo aggiuntive a quelle già memorizzate;
e) sia possibile riprodurre su supporti a stampa le informazioni contenute nei supporti di memoria;
f) le informazioni siano conservate almeno su due distinti supporti informatici di memoria e siano implementati programmi di protezione e di controllo del sistema da codici virali;
g) sia redatta, a cura dell’amministratore del sistema, una procedura in cui siano dettagliatamente descritte le operazioni necessarie per la gestione del sistema stesso (non devono essere riportati i codici di accesso).

Se le attività del datore di lavoro sono articolate su vari sedi geografiche o organizzate in distinti settori funzionali, l’accesso ai dati può avvenire mediante reti di comunicazione elettronica, attraverso la trasmissione della password in modalità criptata (fermo restando quanto già osservato sopra a proposito della immissione e validazione dei dati da parte delle persone responsabili).

La conservazione della documentazione, sia su supporto cartaceo che informatico, deve essere effettuata nel rispetto del Codice privacy, protezione dei dati personali (Dlgs 196/2003).

Infine, il TU consente che tutta la documentazione rilevante in materia di igiene, salute e sicurezza sul lavoro e tutela delle condizioni di lavoro, possa essere tenuta su unico supporto cartaceo o informatico. Con apposito decreto   verranno definite le modalità per l’eventuale eliminazione o per la tenuta semplificata della documentazione. Il decreto non riguarderà le disposizioni relative alla valutazione dei rischi, che restano ferme nella formulazione del TU.

L’art. 54 del TU 81/08 riguarda la trasmissione di documentazione e le comunicazioni a enti o amministrazioni pubbliche. Esse possono avvenire tramite sistemi informatizzati, nel formato e con le modalità indicate dalle strutture riceventi.

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